Open Space no escritório: Por que nosso cérebro se esgota mais rápido nesse ambiente

Empresas vêm apostando há anos em escritórios em plano aberto, mesas flexíveis e “zonas colaborativas”. Na teoria, isso soa como eficiência e espírito de equipe. Só que dados recentes da neurociência indicam o contrário: no open space, o nosso cérebro trabalha bem mais do que em um escritório individual - inclusive quando achamos que conseguimos simplesmente ignorar os estímulos ao redor.

O que acontece no cérebro quando trabalhamos em escritório em plano aberto (open space)

Um grupo de pesquisa de uma universidade espanhola decidiu observar - ou melhor, “ouvir” - o que se passa no cérebro. Para isso, 26 pessoas, com idades entre o começo dos 20 e meados dos 60, realizaram tarefas típicas de escritório: ler e responder e-mails, acompanhar notificações, memorizar listas de palavras e depois reproduzi-las.

O diferencial do experimento foi o uso de toucas de EEG sem fio por todos os participantes. Esses equipamentos captam a atividade elétrica cerebral por meio de sensores posicionados no couro cabeludo, permitindo identificar quais áreas do cérebro estão trabalhando mais intensamente em cada momento.

Os participantes executaram as tarefas em dois cenários:

• em um open space, com colegas bem próximos
• em uma cabine pequena e fechada, com frente de vidro

A análise deu atenção especial às regiões frontais do cérebro, onde estão funções essenciais para manter a atenção, sustentar a concentração e filtrar distrações. Os pesquisadores compararam diferentes tipos de ondas cerebrais, associadas a estados mentais distintos.

Ondas cerebrais: explicação rápida

Tipo de onda	Estado típico
Gama	concentração intensa, pensamento complexo
Beta	alta vigilância, mais tensão, foco voltado para fora
Alfa	relaxado, atento, porém passivo
Teta	relaxamento profundo, atenção voltada para dentro, fadiga mental
Delta	sono profundo

O grande ponto apareceu quando os padrões da cabine foram colocados lado a lado com os do escritório em plano aberto: as tarefas eram as mesmas, mas os estados cerebrais eram completamente diferentes.

"No open space, o cérebro precisa mobilizar muito mais energia para entregar o mesmo desempenho do que em um escritório separado."

Por que o open space coloca o cérebro em alerta contínuo

Dentro da cabine silenciosa, as ondas beta diminuíam com o tempo - ou seja, caía o esforço mental mais “tenso” e ativo. As ondas alfa e a atividade geral nas regiões frontais também recuavam. Na prática, os participantes pareciam precisar de cada vez menos “força mental” para manter o mesmo nível de execução das tarefas.

No open space ocorreu o inverso: as ondas gama, ligadas ao processamento complexo e à concentração elevada, aumentavam de forma contínua. As ondas teta - um sinal associado tanto à memória de trabalho quanto à fadiga - também cresciam. Além disso, duas métricas subiram de maneira clara: o nível de alerta e o engajamento mental.

Em outras palavras, no escritório em plano aberto o cérebro permanece por mais tempo em “modo de trabalho e alarme”. Mesmo quando a pessoa acredita que já se acostumou ao ruído de fundo, o cérebro continua filtrando conversas, sons e movimentos percebidos pelo canto do olho. Esse processo constante de triagem consome energia.

"O maior problema não é o barulho em si - e sim o trabalho permanente do cérebro para empurrar estímulos irrelevantes para fora."

Um detalhe importante: a resposta não foi igual para todo mundo. Em algumas pessoas, no open space o cérebro parecia “esquentar” de verdade; em outras, as variações foram mais moderadas. Isso sugere que há diferenças individuais na sensibilidade a ambientes de trabalho abertos. Para RH e lideranças, é um cenário delicado - um modelo único tende, inevitavelmente, a prejudicar parte da equipe.

O que estudos anteriores já vinham sugerindo

Embora o estudo espanhol seja pequeno, ele se encaixa em uma tendência bem consistente. Em uma pesquisa de 2021, 43 pessoas foram acompanhadas em diferentes situações de escritório. Foram medidos frequência cardíaca, condutância da pele (um indicador de estresse) e expressões faciais por análise com IA.

• humor negativo no open space: aumento de cerca de 25%
• estresse fisiológico: aumento de cerca de 34%

Outras linhas de pesquisa mostram que conversas ao fundo reduzem o desempenho em tarefas cognitivas e aumentam a distração. Quem precisa revisar textos, fazer análises ou desenvolver conceitos comete significativamente mais erros quando trabalha em ambientes barulhentos.

Já em 2013, um grupo internacional avaliou o feedback de mais de 42.000 profissionais de escritório, em vários países. Quem trabalhava em escritórios em plano aberto estava muito mais insatisfeito com o ambiente do que colegas com sala própria. As principais razões foram o nível de ruído mais alto e a falta de privacidade.

Com isso, um ponto ganha destaque - e muitas empresas ainda subestimam: assim como uma cadeira ruim pode favorecer dor nas costas, um layout desfavorável pode criar uma carga cognitiva constante.

Trabalho concentrado exige mais do que áreas bonitas de reunião

Manter a capacidade de pensar por longos períodos sem interrupções é uma condição básica do trabalho do conhecimento - da programação de software à revisão de contratos. Mesmo assim, muitas propostas de layout tratam essa necessidade apenas de forma periférica.

Sedes modernas frequentemente privilegiam um clima de evento, com lounges e áreas de convivência. Tudo isso pode ter seu papel, mas não resolve o problema central: as pessoas precisam de momentos em que consigam se desconectar fisicamente do ruído e da agitação visual.

Um caso ilustra bem o caminho possível. A LinkedIn, plataforma de carreiras, reformou após a pandemia o seu escritório central em San Francisco. A quantidade de postos clássicos de open space foi reduzida pela metade. No lugar, surgiram dezenas de zonas diferentes - incluindo espaços de refúgio voltados especificamente para trabalho silencioso e focado.

"Se você quer trabalho intelectual, precisa dar ao cérebro espaços em que ele consiga descansar - no meio do expediente."

Medidas práticas para escritórios “amigos do cérebro”

Empresas que levam a sério a performance mental de seus colaboradores podem agir em vários pontos. Algumas mudanças são mais simples do que parecem.

1. Oferecer zonas de trabalho diferentes

• cabines silenciosas ou “salas de foco” para tarefas que exigem concentração
• áreas de diálogo e projetos para trabalho em equipe
• espaços informais para alinhamentos rápidos e pausas

O essencial é que a pessoa consiga escolher ativamente: qual tarefa vem agora e qual ambiente combina melhor com ela? Esse grau de autonomia reduz o estresse de forma perceptível.

2. Tratar a acústica como prioridade

• forros e painéis de parede com absorção sonora
• carpete ou pisos com desempenho acústico
• divisórias entre mesas
• uso direcionado de sistemas de sound masking (um ruído de fundo uniforme que dificulta entender a fala)

Conversas a meia distância são especialmente “caras” para o cérebro: são claras o bastante para capturar atenção, mas não têm utilidade para a tarefa. Intervenções acústicas procuram tirar a fala do centro do foco.

3. Diminuir estímulos visuais

Muita gente não percebe o quanto movimentos no campo periférico roubam atenção. Às vezes, uma simples parede de vidro voltada para o corredor já basta para gerar distração constante. Podem ajudar:

• barreiras visuais em rotas muito movimentadas
• posicionamento inteligente das mesas longe de áreas de circulação
• estantes ou biombos para “quebrar” linhas de visão

4. Regras flexíveis e cultura no dia a dia

O espaço físico, sozinho, não resolve. As equipes precisam de acordos claros e aplicáveis, como:

• “horários de foco” em que abordagens espontâneas não são bem-vindas
• sinais como fones de ouvido ou plaquinhas: “por favor, não interromper”
• áreas fixas para videochamadas, evitando que todo o ambiente ouça

Assim, o open space deixa de virar um mercado permanente e passa a se ajustar ao tipo de trabalho em execução.

Por que o investimento compensa no longo prazo

Ambientes abertos parecem baratos no início: menos paredes, mais flexibilidade, melhor aproveitamento de área. Só que muitos custos aparecem depois - em forma de erros, maior tempo para concluir tarefas, aumento de afastamentos ou rotatividade.

Há indícios de que escritórios mal desenhados geram um impacto econômico relevante, ainda que parte dele seja difícil de enxergar. Uma parcela é mensurável, como perda de produtividade. Outra é mais difusa, como a exaustão mental que pode culminar em desengajamento silencioso.

Ao mesmo tempo, ambientes bem planejados trazem benefícios claros: reduzem a sobrecarga cognitiva, facilitam trabalho complexo e tornam a empresa mais atraente - especialmente em setores nos quais profissionais qualificados têm muitas opções.

Outro ponto importante: não são apenas pessoas altamente sensíveis que sofrem com barulho constante e excesso de estímulos. O cérebro delas pode reagir de modo mais intenso, mas todo mundo paga o preço em esforço mental adicional. Por isso, ao planejar espaços, vale menos partir do “colaborador médio” e mais prever necessidades diferentes.

Na prática, nenhuma empresa é obrigada a eliminar por completo o escritório em plano aberto. Mas qualquer organização pode transformar uma parte da área em zonas realmente silenciosas, definir regras de convivência e ter coragem de trocar economias imediatas de metragem por ganhos de longo prazo em capacidade de pensar. Afinal, no fim, não é a quantidade de mesas que importa - e sim a qualidade das ideias que nascem nelas.